Ako slušne odmietnuť zákazku a zachovať si dôveru zákazníka
Nemáte voľnú kapacitu alebo práca nie je vo vašom odbore? Praktický návod a tri vzory odpovedí na dopyt bez zbytočných sľubov.
Odpovedzte včas, aj keď zákazku neprijmete
Zákazník nemusí dostať ponuku od každého osloveného odborníka. Potrebuje však vedieť, či s vami môže počítať. Keď zistíte, že zákazku nevezmete, pošlite krátku a jednoznačnú odpoveď. Nenechávajte dopyt bez reakcie len preto, že sa vám ťažko hovorí nie.
Dôvod vysvetlite stručne a pravdivo
Stačí jednoduchá veta: „V požadovanom termíne nemám voľnú kapacitu“, „Tento druh práce nerobím“ alebo „Miesto realizácie je mimo oblasti, kam bežne dochádzam“. Nemusíte vysvetľovať svoj osobný program ani prezrádzať informácie o iných zákazníkoch. Vyhnite sa výhovorkám, ktoré by neskôr pôsobili nedôveryhodne.
Nesľubujte termín ani cenu bez podkladov
Náhradný termín ponúknite iba vtedy, ak ho viete reálne dodržať. Ak nepoznáte rozsah práce, neuvádzajte záväznú cenu len preto, aby ste konverzáciu uzavreli. Vysvetlite, ktoré fotografie, rozmery alebo informácie potrebujete na posúdenie. Niekedy je zodpovednejšie zákazku odmietnuť, než prijať nereálne podmienky.
Alternatívu ponúknite len vtedy, keď dáva zmysel
Môžete navrhnúť neskorší termín, rozdelenie práce na etapy alebo vyhľadanie iného špecialistu. Konkrétneho človeka však neoznačujte za overeného, ak jeho prácu nepoznáte. Kontaktné údaje zákazníka neposúvajte ďalšej osobe bez jeho súhlasu.
Tri vzory odpovedí na dopyt
Nemám kapacitu: „Dobrý deň, ďakujem za dopyt. V požadovanom termíne už nemám voľnú kapacitu, preto zákazku neprijmem. Prajem vám, aby sa podarilo nájsť vhodného dodávateľa.“
Nie je to môj odbor: „Dobrý deň, ďakujem za správu. Na tento typ realizácie sa nešpecializujem, preto vám nechcem sľubovať výsledok, ktorý neviem zodpovedne zabezpečiť.“
Potrebujem doplniť zadanie: „Dobrý deň, z aktuálneho opisu zatiaľ neviem potvrdiť rozsah ani cenu. Ak doplníte fotografie a rozmery, posúdim, či je zákazka v mojich možnostiach.“
Uzavrite komunikáciu jasne
Po odmietnutí nemusíte zákazníka presviedčať, aby vás oslovil znova. Poďakujte a napíšte, či ponuku odmietate, alebo čakáte na doplnenie informácií. Na Zrobee si vyberajte dopyty podľa skutočného rozsahu, miesta a vlastnej kapacity. Zrozumiteľná komunikácia šetrí čas obom stranám.