Zmena účtovníka v s.r.o.: odovzdanie dokladov a kontrolný zoznam

Dohodnite termín prechodu a zodpovednosť za jednotlivé obdobia

Najskôr si s doterajším a novým účtovníkom dohodnite, ku ktorému dátumu sa agenda odovzdáva a kto spracuje rozpracované doklady. Ujasnite si, kto dokončí podania a výkazy za obdobie pred zmenou a kto bude komunikovať pri následných otázkach. Ak prechod prebieha uprostred účtovného obdobia, obzvlášť dôležitý je jednoznačný stav účtov ku dňu odovzdania. Zmluvy a dohodnutý rozsah spolupráce môžu ovplyvniť, aké výstupy a v akej forme dostanete. Nenechávajte odovzdanie na posledný deň pred termínom podania; konkrétne lehoty si overte podľa povinností vašej spoločnosti. Pri zmene účtovníka v spoločnosti s ručením obmedzeným nestačí odovzdať priečinok faktúr. Je potrebné určiť zodpovednosť za uzávierky, otvorené položky, staršie priznania, opravy a prístupy do účtovných systémov. Dôležité sú bezpečné kanály aj kontrola kompletnosti predaných údajov.

Pripravte účtovné zostavy aj podkladové doklady

Podľa rozsahu agendy si vyžiadajte účtovný denník, hlavnú knihu, obratovú predvahu, zoznam pohľadávok a záväzkov, bankové a pokladničné doklady, evidenciu majetku, inventarizačné podklady a súvisiace zmluvy. Dôležité sú aj prijaté a vystavené faktúry, dobropisy, zálohy, účtovné závierky a podania z minulých období, pokiaľ sa týkajú ďalšej práce. Ak firma zamestnáva ľudí, riešte samostatne odovzdanie mzdových podkladov a nadväzujúcich povinností. Novému účtovníkovi oznámte používaný softvér a dostupné exportné formáty. Nejde o pevný univerzálny zoznam; konkrétne dokumenty závisia od činnosti spoločnosti.

Pred prevzatím porovnajte otvorené položky a zostatky

Overte, či zoznam neuhradených faktúr zodpovedá realite a či sú správne zachytené prijaté platby, zálohy, dobropisy a pohyby na bankových účtoch. Pozornosť venujte majetku, zásobám, prípadným pôžičkám, nevysporiadaným záväzkom a rozpracovaným opravám účtovania. Ak firma rieši DPH, zahraničné plnenia alebo špecifické odvetvové povinnosti, označte tieto oblasti už pri zadávaní dopytu. Nejasné rozdiely je lepšie spísať do odovzdávacieho protokolu, než ich nechať bez vysvetlenia. Nový účtovník môže navrhnúť kontrolu východiskových stavov, no rozsah a cena takejto kontroly majú byť vopred dohodnuté.

Prístupy a osobné údaje odovzdávajte bezpečne

Zoznam systémov môže zahŕňať fakturačný nástroj, účtovný softvér, bankové výpisy, elektronickú komunikáciu s úradmi a úložiská dokumentov. Neodosielajte heslá v bežnom e-maile a nepoužívajte jedno spoločné konto pre všetkých. Ak to systém umožňuje, prideľte novému dodávateľovi vlastné oprávnenia a po skončení spolupráce odoberte nepotrebné prístupy bývalému dodávateľovi. Pri dokumentoch s osobnými údajmi zamestnancov alebo zákazníkov dohodnite primerane zabezpečený prenos a pravidlá prístupu. Konateľ by mal mať prehľad o tom, kde sú uložené originály a zálohy.

Porovnávajte ponuky podľa rozsahu, nie iba mesačnej ceny

Do dopytu napíšte právnu formu spoločnosti, približný objem dokladov, počet bankových účtov, prípadných zamestnancov, informáciu o DPH a zahraničných transakciách, používaný softvér a termín prevzatia. V ponuke si nechajte rozlíšiť pravidelné účtovanie, mzdy, výkazy, ročnú závierku, daňové priznanie, komunikáciu s úradmi a jednorazové prevzatie agendy. Dohodnite spôsob odovzdávania dokladov, termíny odpovedí a postup pri opravách starších období. Pred podpisom si overte skúsenosti odborníka s podobným typom spoločnosti a to, kto bude vaším konkrétnym kontaktným človekom. Pri výbere účtovníctva pre s.r.o. požiadajte o zoznam požadovaných dokladov, plán prevzatia a proces odsúhlasenia zostatkov. Dohodnite, kto komunikuje s pôvodným poskytovateľom a kto zodpovedá za jednotlivé termíny.

Kontrolný zoznam

Stanovte dátum prevzatia a kto dokončí rozpracované obdobie.
Vyžiadajte si hlavnú knihu, denník a obratovú predvahu.
Pripravte faktúry, bankové doklady a evidenciu majetku.
Spíšte neuhradené faktúry, zálohy a ostatné otvorené položky.
Zahrňte daňové podania a mzdové podklady, ak sú relevantné.
Overte exporty z účtovného softvéru a miesto uloženia originálov.
Prístupy odovzdajte bezpečne a upravte oprávnenia po zmene.
Porovnajte rozsah pravidelných služieb aj cenu za jednorazové prevzatie.

Časté otázky

Je lepšie meniť účtovníka až na konci roka?

Prechod na hranici obdobia môže zjednodušiť odovzdanie, nie je však jedinou možnosťou. Dôležitejšie je jasne určiť dátum, zostatky a zodpovednosť za rozpracované povinnosti.

Musím novému účtovníkovi poslať všetky staré faktúry?

Rozsah podkladov závisí od stavu účtovníctva, dostupných exportov a práce, ktorú má nový účtovník prevziať. Dohodnite konkrétny zoznam, aby mal dostatočné podklady na nadviazanie evidencie.

Kto rieši chybu z obdobia pred zmenou účtovníka?

Závisí od povahy chyby a dohodnutých zmluvných povinností. Zistenie zaznamenajte, určite zodpovednú osobu na preverenie a prípadnú opravu riešte podľa konkrétnej situácie.

Čo uviesť do dopytu na vedenie účtovníctva s.r.o.?

Najmä počet a typ dokladov, DPH, zamestnancov, zahraničné transakcie, používaný softvér, termín prevzatia a požadované výstupy. Pomôže aj informácia, či sú v evidencii nevyjasnené položky.